Pertama Kali Menghadiri Business Gathering?

Ketika seorang junior business analyst melakukan pertemuan bisnis pertama kalinya untuk mendiskusikan requirement dengan client, dipastikan ia harus melakukan persiapan diri sematang mungkin. Seorang business analyst tidak hanya menyandang predikat sebagai analyst, tetapi juga ia menjadi pangkal keberhasilan berjalannya suatu project dan tercapainya pemenuhan kebutuhan requirement. Bagi client maupun bagi perusaan penyedia layanan tempat ia bekerja, pemenuhan kebutuhan ini tidak lain adalah terdefinisinya solusi masalah secara jelas.

Hal apa sajakah yang perlu dipersiapkan seorang business analyst sebelum melakukan pertemuan bisnis pertama kalinya itu? Berikut penjelasannya.
hero

1. Kumpulkan Informasi Penting

Pelajari sematang mungkin pengetahuan yang diperlukan untuk meeting seperti model bisnis eksisting dan masalah yang ada.

2. Datang Tepat Waktu

Keterlambatan dapat menjadi nilai minus bagi kesan pertama seorang perwakilan perusahaan. Datanglah paling tidak 5-10 menit sebelum meeting dimulai.

3. Berpenampilan Rapi dan Tepat

Selain rapi, ketepatan berpakaian merupakan hal yang tidak boleh diabaikan. Sesuaikan dresscode dengan suasana meeting dan jenis client.

Ketika meeting dimulai, apa sajakah yang harus dilakukan oleh seorang business anlyst? Berikut penjelasannya.
02

4. Perkenalkan Diri

Perkenalkan diri mencakup nama, jabatan, dan perusahaan tempat bekerja. Apabila diperlukan, beri sedikit penjelasan singkat mengenai perusahaan.

5. Paparkan Sebab dan Tujuan

Ulas sedikit saja mengenai sebab dan tujuan dilakukannya meeting.

6. Bertanya Role

Apabila tidak dipaparkan oleh client, mintalah izin untuk bertanya role masing-masing peserta meeting. Hal ini diperlukan agar fokus pembicara lebih banyak ditujukan kepada orang-orang yang memangku kepentingan besar untuk setiap topik pembicaraan. Contohnya, ketika pembicaraan lebih menitik beratkan pada permasalahan teknis, maka fokus penjelasan lebih ditujukan kepada orang-orang teknis, sedangkan ketika berbicara persoalan bisnis, fokus akan lebih ditujukan kepada pemegang kepentingan bisnis.

7. Bertanya Model Bisnis

Walaupun kita sudah memiliki pengetahuan sebelumnya, tanyakan kembali model bisnis eksisting kepada client mencakup:

  • Sistem yang digunakan dalam model bisnis tersebut.
  • Kelebihan menggunakan sistem eksisting.
  • Masalah/kendala yang selama ini ada.

8. Pemaparan Solusi

Apabila kita sudah mempersiapkan solusi masalah pada no. 7, paparkan:

  • Tanyakan kepada client apakah boleh dilakukan overview singkat masalah untuk menyamakan pemahaman.
  • Jelaskan solusi penyelesaian masalah, improvement, perbedaan metode, kemudian tanyakan apakah client mempunyai pertanyaan terkait solusi tersebut.
  • Apabila solusi belum tersedia, lanjutkan ke pertanyaan lebih spesifik mengenai masalah yang ada pada bisnis model eksisting, siapa saja user dan peran apa saja yang dilakukan pada sistem ini. Ada baiknya client dapat memperlihatkan secara langsung bagaimana model bisnis eksisting ini bekerja (jika tidak ada demo, dapat dilakukan screenshot sistem atau menunjukkan user manual). Kemudian tanyakan apa yang ingin dicapai oleh client.

9. Berdiskusi Mengenai Time Frame

Diskusikan mengenai gambaran kasar time frame, negotiable atau tidak, memungkinkan atau tidak.

10. Menyamakan Pemahaman

Di setiap sesi, paparkan apa yang telah dimengerti, pastikan pemahaman sama dengan client. Apabila diperlukan, tidak masalah apabila menanyakan pertanyaan yang sama dengan sebelumnya agar mendapat jawaban yang lebih jelas namun usahakan tidak membuat client merasa terganggu dengan terus menerus mengulang pertanyaan yang sama.

11. Buat Summary

Paparkan summary mengenai:

  • Sistem Eksisting
  • Problem
  • Solusi

12. Ucapkan Terima Kasih

Ucapkan terima kasih kepada seluruh peserta meeting kemudian tanyakan apabila diperlukan bolehkah diadakan pertemuan kembali.

13. Informasikan Bahwa Minutes of Meeting akan Dikirimkan.

Untuk poin 5, 7, 12, dan 13, jangan terburu-buru berinisiatif, tunggulah apabila client melakukannya terlebih dahulu.

Langkah selanjutnya ialah internal meeting mengenai basic structure dan penentuan spesifik time frame, cost factor meeting, reporting (how, who, dan period), dan demo method. Apabila perusahaan developer telah menggunakan metode scrum, demo ini dapat dilakukan setiap sprint meeting.

Demikianlah informasi langkah-langkah yang diperlukan oleh seorang business analyst ketika mempersiapkan diri dalam melakukan business/requirement gathering untuk pertama kalinya. Perlu diingat bahwa situasi dan kondisi meeting tidak selalu sama bagi setiap jenis project. Namun, satu hal yang pasti dari project apapun itu, dengan persiapan yang matang akan menambah kepercayaan diri dalam menghadapi berbagai situasi dan kondisi. Semakin tinggi jam terbang, dengan sendirinya tahapan-tahapan ini akan dijalankan dengan semakin baik dan profesional.
.....Practice makes perfect.....